（一）外贸信函的含义小编：（一）外贸信函的含义在进出口业务中，交易磋商，确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种，一是口头磋商，一是书面磋商。书面磋商是以外贸信函的形式表现的，是指双方通过
在进出口业务中，交易磋商，确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种，一是口头磋商，一是书面磋商。
书面磋商是以外贸信函的形式表现的，是指双方通过信函、电报、电传等书面形式来洽谈交易。
（二）外贸信函的写作格式
外贸信函在写作格式上一般由七个部分组成，即：信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。
1．信头。信头包括发函公司的名称、地址、电报挂号、电传号码以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。
2．行文对象。行文对象是指信函的受文者，函件发给的公司、商号、店主、经理等。如“英国公司”。如果写给负责人，要在公司名称和对方名字之后加官衔或职务，或者依照习惯可接着写上“台览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。
3．事由。业务函件，写信人为了让收信人一见便知道内容，往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可省时间，便于工作。
4．正文。正文一般由三部分组成。即：开头、主体、结尾。
开头大致有两种写法：
（1）开门见山，直述发函意图。
（2）对客户作自我介绍或引述对方来函。比如：“我公司专营”，或“贵公司×月×日来函收悉”等。
主体是信函的中心内容，主要阐明发函者的意见、目的、意图。文字要简明，事由要讲清楚，力求有理有据，有分寸，使对方能够接受。作者应依内容的多寡，或分段写，或分条列项，确保条理清楚。
5．结尾。外贸业务函件的结尾务必简洁，往往用一两句表示希望回信或提出与本函件的主旨有关的要求。结尾是点睛之处，特别要写好。
6．祝颂语。祝颂语分两部分，祝颂语写于正文结尾的下面。前部写于正文的中部，后部另起行，顶格书写。如“谨祝商安”“谨祝”写于正文中部，“商安”另起行，顶格书写。
7．落款。落款写明发函单位名称，如“××公司”。如有负责人签字，须注明职衔，年、月、日要写全。
8．附件。随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等，都可作为附件处理。
［格式］
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┃ 公司： ┃
┃ 传真：地址：×县×路×号 ┃
┃ 电传：电话： ┃
┃ 编号： ┃
┃ 事由：＿＿＿＿＿＿＿＿ ┃
┃ 开头＿＿＿＿＿＿＿＿ ┃
┃ 主体＿＿＿＿ ┃
┃ 结尾＿＿＿＿ ┃
┃ 此致 ┃
┃ 附件： ┃
┃ 公司 ┃
┃ ××××年×月×日 ┃
┗━━━━━━━━━━━━━━┛
［例文］
外贸信函××公司：
前从你处获悉，贵公司为发展转口贸易，拟订购我公司药品，直销××。针对你方开展的这一业务，我们愿意提供支持与合作，现报供10000箱，每箱2美元的香港净价；交货期××××年×月×日，分两批各5000箱，付款条件是不可撤销即期信用证。
上述发盘日复到有效。
××进出口公司
××××年×月×日
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