了解商务信函的概念、种类和特点。小编：了解商务信函的概念、种类和特点。掌握商务信函的结构、内容要素、写作要求及注意事项。学会拟写相关商务信函。商务信函的概念商务信函是指在各类经济活动中使用的专用书信，
掌握商务信函的结构、内容要素、写作要求及注意事项。
学会拟写相关商务信函。
6.1商务信函的概念
商务信函是指在各类经济活动中使用的专用书信，主要用于联系业务和商洽交易事项。各类商业机构用商务信函来沟通商业信息，对商品交易的某些事项进行磋商，以取得一致意见，促进问题解决，达到使经济活动顺利开展的目的。
6.2商务信函的分类
商务信函根据所涉及商务内容的不同，可以分为以下几大类。
（1）商务管理信函。包括商务请示、商务批复、业务联络信函等。
（2）销售产品信函。包括产品说明函、推销宣传产品函、联系商品销售事宜函、通知贸易条件变更函、告知交货延期函、商业销售代理应用信函等。
（3）采购业务信函。包括询价函、报价还价函、接受报价函、洽询交易条件函、交易条款与价格磋商务信函、确认订购函、成交函、包装磋商务信函等。
（4）与客户建立关系函。包括客户开发信函、答复客户建立贸易关系函、客户信用调查函、延迟交货通知单、催货或提货通知单、交涉货品质量函、合作纠纷协商解决函、调查投诉函、支付或拒付货款函、理赔或拒绝理赔函。
（5）人力资源管理信函。包括求职信、答复求职者信函、请求或推迟或拒绝见面函、通知录用或裁员函、表扬雇员函等。
随着商务行为的不断拓展，商务信函的种类也在不断增加，以适应商品经济的飞速发展。
6.3商务信函的特点与作用
6.3.1商务信函的特点
（1）内容单一。商务信函以商品交易为目的，以交易磋商为内容，不涉及与商务往来无关的事情。同时，商务信函内容的单一性还体现在一文一事上，即一份商务信函只涉及一项交易事项，而不能涉及几项交易事项。
（2）结构简单。商务信函一般段落比较少，篇幅比较短，整体结构比较简单，看上去一目了然。这种简单明了的结构，体现了商务信函完全服务于商务往来的实用功能，便于对方阅读和把握。
（3）语言简练。商务信函以说明为主，或者介绍业务范围，或者报知商品品种和价格，或者提出购买品种及数量，或者要求支付货款，或者通知货物发运和到达日期，直截了当，言简意赅。
6.3.2商务信函的作用
商务信函具有获取和传递信息、处理商务交流中的有关事宜、联络与沟通感情、商务往来的凭证等作用。
6.4商务信函的内容要素
商务信函的内容要素包括标题、主送机关、正文、附件、署名、日期六部分。
6.4.1标题
标题要准确简要地概括商务信函的主要内容，并且标明文种名称，以使对方快速明了商务信函的主旨、如“业务联络信函”、“通知贸易条件变更函”。
6.4.2主送机关
主送机关是指商务信函的收受者。一般写对方单位的名称，有时也可以写对方单位领导人的姓名和职务。
6.4.3正文
商务信函的正文一般由发函缘由、发函事项和希望要求三部分组成。
（1）发函缘由。简要说明发函的根据、原因。根据交往的熟悉程度，可以先做自我介绍，使对方了解本企业的业务范围和产品的情况；可以简述以往合作情况，表达友好的诚意；也可以直接说明发函原因，进入主题；答复对方来函的，应该说明来函日期和来函事由。
（2）发函事项。这部分是商务信函的主要内容，要介绍具体情况，或者告知有关事项，或者说明具体意见，或者提出解决问题的办法，或者针对来函做出答复，使对方了解相关情况，希望对方给予哪方面的协助或解决哪方面的问题。
（3）希望要求。要用礼貌得体的语言向对方提出希望复函或予以办理的具体要求，如“大力协助为盼”、“望早日复函”、“特此函复”等。表述时语气要恳切，对于需要磋商或有争议的事宜，表述语气要严正、礼貌。
6.4.4附件
附件是指正文所附材料，包括一些相关事项和具体的数据辅助资料。商务信函附件一般是产品产量表、负债表、损益表、资金流动表、资金收支预算表、商品目录、价格表、订货单、发货单、索赔理赔的具体额度等，主要是正文内容的佐证材料。附件的位置在正文之下，要注明附件的顺序和名称。
6.4.5署名
正文右下方写明撰拟商务信函的单位或拟写人，签名并盖章。
6.4.6日期
写全具体的年、月、日，采用规范的汉字大写数字。如果文前已写明了日期，文末也可省略。
有的商务信函为了表示重视，信函所用的纸张有信头，就是采用本企业特制的信笺。信头一般包括本企业名称、地址、邮政编码、电话号码、电报挂号等，有的还有商务信函编号。有的商务信函把这些内容印在信笺的最下端，用一条横线与其他部分隔开。普通信笺没有信头部分。外贸商务信函信头的打印或书写，应该按照对方国家的习惯格式。
6.5商务信函的写作要求及注意事项
（1）主题突出，观点鲜明。商务信函是为开展某项商业业务而写的，具有明显的目标。内容应围绕这一目标展开，不要涉及其他事情，以免冲淡主题。内容和形式都要做到清楚简洁，要讲求效率，节省时间，要避免使用长句及不必要的修饰词。向对方提出的问题要明确，回答对方的询问也要有针对性，所谈事项必须观点明确，语意清楚。
（2）语气平和，用词准确。商务信函多用于平行机关或不相隶属机关之间的商务往来行为，彼此应平等对待，互相尊重，选择用语要谦虚、和蔼，语气平和，用词准确，不要用一些晦涩的或易于引起歧义的词语。用词不当或不准确，常常会引起对方误解。例如，提请对方供货时，不要用“大量”、“许多”此类词语，应具体说明数量。答复对方来信，最好说明来函的日期、内容编号等，因为来信可能不止一封。写完商务信函要检查，除核实内容是否完整、事实是否准确外，还要检查是否有语病。所有的词句都要清晰、明确地表现真实的意图，避免模棱两可。因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务及利害关系，如果出错势必造成不必要的麻烦。
（3）结构严谨，首尾呼应。商务信函的特点是开门见山，可在信函的开头直接进入主题而不落俗套，在信函的结尾可提出各种希望等。要在写作之前把内容列成提纲或打草稿，使商务信函结构严谨，内容连贯，前后呼应。
（4）实事求是，谦恭有理。商务往来行为要实事求是，要遵守职业道德，维护企业和个人信誉，不得蓄意欺骗对方以谋求不正当利益。要尊重对方，讲究文明礼貌。例如，收到对方来函，应尽快予以回复，拖延回信的做法是不礼貌的。文字表达的语气应表现出一个人的职业修养，应客气而得体。商务交往中肯定会发生意见分歧，礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。
（5）换位思考，合作共赢。商务信函应给对方留下一个好的印象，以保证商务往来的顺畅进行。因此在写信前，要设身处地想想对方的需要、处境、利益和困难；如何在互惠的前提下尽可能考虑对方的需求，努力在经济活动中达到合作共赢。为对方着想，这也是拟订商务函电时一直强调的原则。在起草商务信函时，应该始终以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效，合作才会更长久。
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